Com a implantação do BPM nas organizações, novos papéis, funções e responsabilidades são exigidos das pessoas para trajetória do tombamento da gestão empresarial para processos. Por este motivo, é de extrema importância a estruturação do Escritório de Processos.
O escritório de processos (Process Management Office, em inglês), é um comitê responsável por atuar entra as áreas operacionais da organização e as áreas estratégicas, planejando ações e coordenando projetos de BPM na empresa. Ele também é responsável por:
- Definir princípios, práticas e padrões de BPM.
- Proporcionar ferramentas e métodos comuns.
- Formar e educar sobre práticas e princípios de gerenciamento de processos de negócio.
- Difundir a cultura BPM na organização.
- Fornecer orientação, mentoria e treinamento em melhores práticas e padrões, reforçando a conformidade.
- Prover recursos (humanos, ferramentas) para projetos de análise e desenho.
- Identificar, monitorar, apoiar, consolidar e relatar a situação em diversos projetos de transformação de processos pela organização.
- Garantir que os princípios, práticas e padrões de BPM sejam escaláveis ao longo do escopo atual e futuro da implementação de BPM.
- Proporcionar governança no desenho global de processos.
- Integrar processos de negócio em nível corporativo.
- Criar e manter um repositório de processos.
- Fomentar a inovação e mudanças de paradigma.
Projetos para implantação de um Escritório de Processos contempla desde a criação da metodologia até a implantação de processos pilotos na empresa:
- Definição do Manual de Gestão por Processos, contendo a metodologia para implantação do BPM.
- Criação do Órgão dentro da estrutura funcional da empresa, geralmente sendo “Staff” para gerir a transição bem como garantir o aperfeiçoamento contínuo dos processos e subprocessos.
- Definição da cadeia de valor de processos.
- Definição do organograma matricial (funcional x processos), que visa facilitar de forma visual a responsabilidades das pessoas nos processos em detrimento a estrutura funcional.
- Definição dos novos papéis e responsabilidades para implantação da Gestão por Processos, tais como: Dono de Processo; Comitê de Processo; e do próprio Escritório de Processos.
- Trabalho de cultura de forma a trazer a Diretoria para visão lateral dos processos.
- Implantação de uma sistemática para auditoria de processos.
- Promoção a capacitação para os gestores de processos garantindo uma gestão orientada a processos.