Lean Office

Você já deve ter ouvido falar do Lean Manufacturing para o combate dos desperdícios nos processos industriais, correto?

Sabia que podemos adotar a mesma metodologia enxuta para os processos administrativos? Com a aplicação de técnicas de análise de processos para eliminação dos desperdícios, isto é possível!

O Lean Office visa realizar o “enxugamento” dos processos, eliminando ou reduzindo aquilo que se mostra desperdício, de forma a manter o ambiente de trabalho organizado e os processos produtivos eficientes. Destacamos alguns desperdícios relacionados a processos de escritório:

  • Falta de alinhamento entre atividade executadas e os reais objetivos do processo: são aquelas atividades que você faz, mas não te ajudarão a atingir as suas metas. Neste momento, também são analisadas as atividades que agregam, não agregam valor e as obrigatórias;
  • Espera ou tempo de fila: é o tempo que você não executa alguma coisa, pois precisa de alguma informação que ainda não tem. Esse tempo torna o processo lento;
  • Movimentações desnecessárias: é quando você se desloca para buscar alguma assinatura ou informação;
  • Retrabalho: é aquele trabalho que você refaz porque a comunicação não foi eficaz, ou porque as informações que chegaram até você não estavam certas;
  • Recursos mal utilizados: um exemplo é o que você paga e que não usa, ferramentas, consultorias, impressões, serviços, etc;
  • Realização de procedimentos informais: executar atividades fora do padrão ou sem padrão algum;
  • Checagens de trabalho: muitas verificações e aprovações nas atividades podem ser desperdício de tempo;
  • Excesso de tarefas no processo: existem processos com muito “vai e vem” que poderiam ter tarefas reduzidas pela metade;
  • Processos manuais: muitos processos burocráticos executados por pessoas poderiam ser executados pelo uso da tecnologia

A metodologia contempla de desenho do processo AS-IS (como é hoje) e o desenho do processo TO-BE (como deverá ser) após a aplicação das análises. Todos os resultados são mensurados de forma a valor os ganhos das análises.